「この会議、参加する意味ある…？」
「会議に参加している時間で自分の仕事ができたのに…。」
「毎週の定例会議、なくならないかなぁ…。」
このような悩みを抱えていませんか？
会議はチームで業務を進めるうえで必要なプロセスですが、意味の薄いものになっているケースは珍しくありません。ときに会議が雑談の場になっていたり、話し合っても何も決まらなかったり…。このような状況が続いていると、チーム全体の生産性が下がってしまいます。
無駄な会議がなくなれば、業務効率が上がりチーム全体の業績アップにつながるでしょう。
そこで本記事では、以下のテーマについて解説します。
- 無駄な会議の特徴
- 無駄な会議が開かれる理由
- 会議で時間を無駄にしないための対処法
会議のせいで時間が無駄になっていると感じている方に向けて解説したので、ぜひ最後までお読みください！
なおFlowzでは会議の内容をチーム内で共有する際に便利なツールである「Parrot」を提供しています。初月基本料は無料なので、興味のある方はお気軽にお試しください！
目次
会議が無駄と感じ改善すべきと考えている人は約8割もいる
無駄な会議のせいで業務効率が下がっていると感じている人は、多いのではないでしょうか？実際、会社の会議を改善すべきと考える人が約8割もいるというデータがあります。
無駄な会議が開かれている理由として「決めるべきことが決まらない」「発言する機会が少ない」などが挙げられます。実際、決定事項を先送りにしたりただ黙って座っている人が参加していたりする会議は、時間の無駄と言えるでしょう。
無駄な会議が毎週のように開催されていると、1週間ごとに数時間単位で時間を奪われてしまいます。仮に、無駄な会議に毎週2時間もとられている場合、月に約8時間、1年で約100時間も失っている計算になります。
組織としての生産性を見直すなら、会議のやり方を改善する必要があるでしょう。
無駄な会議の特徴
次に、無駄な会議の特徴について5つ紹介します。
- 時間延長が常態化している
- 資料が多すぎて重要な内容が埋もれている
- 参加する必要性が薄いメンバーも参加させられている
- 報告の時間が多い
- 目的が明確になっていない
身に覚えのある会議に参加している場合は、改善の余地があるかもしれません。
1. 時間延長が常態化している
会議の時間を守らない雰囲気が蔓延すると、話し合いの質が大幅に下がります。時間を守らなくても良いという意識があるせいで、話が横道に逸れやすくなるからです。
無駄話や雑談をしていては、本当に話し合うべきことに使う時間が削り取られ、決定すべきことが先延ばしになったり、全体で共有すべきことが漏れたりします。
さらに、会議をしている時間が無駄になるだけでなく、各メンバーの稼働時間を奪ってしまいチーム全体の生産性まで下がってしまうでしょう。
2. 資料が多すぎて重要な内容が埋もれている
会議で配布する資料が多すぎると、該当箇所を探すのに時間がかかります。資料が雑多な状態では、参加者は膨大な情報の中から重要な項目をピックアップしなくてはいけなくなるため、脳のリソースを必要以上に奪ってしまうでしょう。
不要な情報に気を取られてしまい、話題が横道に逸れてしまう恐れもあります。
会議に持ち込む資料は、必要な箇所だけを抜粋したものを準備したほうがスムーズに進められるでしょう。そうすることで参加メンバーにとっても、会議の中で重要なポイントを把握しやすくなります。
3. 参加する必要性が薄いメンバーも参加させられている
会議の内容に関わりが薄いメンバーが参加していると、人的リソースを無駄にしてしまいます。参加する必要性が薄い会議に出席している時間で、手持ちの仕事をすすめられたはず。
また、会議内容に関係性が低いと、発言するモチベーションも低くなる傾向にあります。すると会議全体の士気を下げることにもつながりかねません。
会議の内容と関係性が低いメンバーは無理に参加せずに、本来割り当てられている仕事に集中したほうが賢明でしょう。
4. 報告の時間が多い
報告や共有することに会議の時間を割いているのなら、時間の使い方を見直すべきです。情報の共有は、資料を配布したりメールで展開できます。
資料を読めば分かる情報を会議の場でいちから共有していては、時間が無駄になります。会議で重きをおくべきなのは、疑問点を質問したり意思決定したりすることです。
参加者の一人が一方的に資料を読み上げるような会議をしている場合は、ミーティングの時間を大幅に削減できる可能性があります。
5. 目的が明確になっていない
意外に多く見受けられるのが、会議の目的が明確になっていないケースです。会議を始める前に「何を共有するのか」「何を決めるのか」といったようなゴールが決まっていないと、議論が脱線しやすくなります。
このようなケースは、会議自体が管理職や経営者などの雑談の場になっているケースも珍しくありません。このような事態を防ぐには、あらかじめアジェンダを作成し、会議の目的を明確にする必要があるでしょう。
なぜ無駄な会議が開かれるのか？
ここでは、無駄な会議がなくならない原因を紹介します。
- 形骸化している
- 改善の声をあげられる風土ではない
1. 形骸化している
「これが決まりだから」という程度の理由で無駄な会議が儀式的に開かれているケースは珍しくありません。
そもそも、会議自体に意味を見出す姿勢が薄く、役職のある人が部下にダメ出ししたり持論を展開したりする時間に使われるパターンはよくあります。
形骸化した会議に意味を持たせるのは難しいため、廃止するのが最善策と言えるでしょう。
なお、このような形骸化したミーティングは、定例会議にとくに多い傾向があります。
2. 改善の声をあげられる風土ではない
「この会議、本当はいらないよな…」と思っていながらも、声をあげにくい雰囲気があると、無駄な会議はなくなりません。
会議自体の廃止や進め方の改善を提案しようとしても、目上の人から反感を買うことを恐れてしまうと、言い出しにくくなるでしょう。
このような雰囲気や文化がある組織では、意味のない会議が漫然と継続していることは珍しくありません。
誰かが反対意見を覚悟したうえで声をあげるか、組織の上層部が問題に気が付いて改善を促すほかないでしょう。
会議で時間を無駄にしないための対処法
会議の時間を無駄にしないためには、以下のような方法が挙げられます。
- 議題に優先順位を付ける
- 会議の目的を明確にする
- 会議資料にはあらかじめ目を通しておく
- 参加人数を絞る
- 進行役を決める
- ログを残す
無駄なミーティングを減らすと業務効率の向上につながるので、試したことのない項目があれば、ぜひ取り入れてみてください！
1. 議題に優先順位を付ける
議題に優先順位を付けると、意思決定を効率よく進められます。
重要なことや緊急性が高いことがらは、早めに方針を決めて動き出さなくてはいけません。「今何が起きていて、最優先に対処しなくてはいけない項目は何か」を明確にすれば、目的意識を持って会議に参加できるでしょう。
優先順位は、緊急性と重要性で決めるのがおすすめです。以下のマトリックスに基づいて、議論の優先順位を決めてみましょう。
このマトリックスの優先順位に基づいて意思決定を進めれば、業務全体が効率的に進められます。
2. 会議の目的を明確にする
会議のゴールとなる項目をあらかじめ決めておくことも、ミーティングを効率的に進めるうえで重要です。「この会議で何を決めるのか」「チーム全体に何を報告するのか」などの目的を明確にすれば、余計な雑談をさしはさむ余地はなくなるでしょう。
また、会議のゴールは参加メンバーに事前に共有しておくと、よりスムーズに進められます。
会議のゴール（決めるべきこと）の例▼
- プロジェクトAの期日について決める
- 今月のプロジェクトBに割り当てる予算を決める
- 新入社員の研修担当者を決める
このように、意思決定するべき内容を会議に前に知らせておけば、各メンバーが自分の意見をまとめた状態で会議に参加できるでしょう。
3. 会議資料にはあらかじめ目を通しておく
会議に参加するメンバーは資料の内容に目を通すようにすることも、時間を有効活用するうえで効果的な施策です。
なぜなら、会議中に資料を読み疑問に思ったことを会議中に質問していては、時間が効率的に使えないからです。事前に疑問点を洗い出し、自分である程度調べたうえで理解できない項目について会議で質問すれば、無駄なやり取りは大幅に減らせます。
メンバー間で、議題の内容に対する理解度にバラツキがあると、説明することに時間をとられてしまい、意思決定をするための重要な話し合いにまで到達できません。
話し合う事柄に対する理解度を統一させるためにも、参加メンバーは会議前に資料を読んで背景知識を頭に入れておくようにしましょう。
4. 参加人数を絞る
組織の人的リソースを確保するためにも、会議の参加人数は絞ったほうが良いでしょう。会議で決定すべき事柄を判断するのに必要かどうかが、誰が参加するのかを決める基準です。
会議の目的やアジェンダが明確になっていれば、自ずと誰を参加させるべきかは明確になるはずです。それ以外の人は、議事録で確認してもらうだけで問題ないでしょう。
なお、議事録は文書で残すのが主流ではあるものの、最近では会議を録画したデータを自動で分析し要約してくれるツールもあります。そのようなツールを活用しながら、組織全体で会議の内容を共有し、実際に会議に参加するメンバーは厳選することをおすすめします。
5. 進行役を決める
会議を円滑に進めるには、アジェンダに沿って会議が進行しているかをチェックしたり、参加者に発言を促したりするファシリテーターの役割が必要です。
ファシリテーターは、アイデアを出したり意見を述べたりするのではなく、会議を円滑に進める役割に集中しましょう。
なお、会議には最終的な意思決定を下すリーダーも必要です。会議の進行役である「ファシリテーター」や最終的な決定権がゆだねられている「リーダー」など、それぞれの役割を明確にすると、効率よく意思決定できるでしょう。
6. ログを残す
会議の内容をログに残せば、当日会議に参加していない人でも内容を確認できます。そうすれば、会議に参加する人数を減らせるので、人的リソースの節約につながるでしょう。
記録を残す方法としては、議事録として記録を残したり専用ツールで情報を整理したりする方法があります。
とくに、会議の録画を自動で分析してくれる「Parrot」のようなツールを使えば、これまでのように議事録を作成する手間も省けるのでおすすめです。
Parrotは、録画データをアップロードするだけで会議の内容をチーム内で共有できるので、非常にかんたん！会議の内容をこのようなツールでチーム全体に共有すれば、チーム全体の生産性が高まるでしょう。
会議内容を振り返る無駄な作業から解放されたいならParrotがおすすめ！
「会議の内容を振り返るのは面倒くさい！」
「そもそも、議事録を書いたところで誰も見返していないんじゃないかな…。」
そんな不満を一発で解決するのが、メディアインデキシングツールの「Parrot」です。
Parrotは、会議の録画データをアップロードするだけで、文字起こしやキーワード検索ができるツール。しかも、重要な箇所にはタグ付けできるから、チームのメンバーに確認しておいてほしい部分をわかりやすく共有できます。
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無駄な会議を見直して生産性を高めよう！
チーム全体の意識が改革されない限り、無駄な会議はなくなりません。
会議を開催する目的をチーム全体で共有し、優先順位に沿って意思決定をしていけば、有意義なミーティングになるでしょう。
「無駄な会議ばかりで時間がもったいない…。」とお悩みの方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
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